在制定出入库管理制度时，规范文件记录和保存是非常重要的一部分。以下是一些具体的建议和方法：
建立明确的文件记录流程：确定文件的录入、存储、检索和销毁流程，明确责任人和操作步骤，确保文件记录的准确性和完整性。
制定文件分类标准：根据文件的性质和重要性制定分类标准，如按部门、按日期、按主题等分类，便于文件归档和检索。
设立统一的文件编号：为每份文件设立唯一的编号，方便管理和追踪，避免文件遗失或混淆。
建立电子文档管理系统：将重要文件电子化存储，建立安全可靠的电子文档管理系统，确保文件的安全性和可访问性。
定期进行文件归档和清理：按照规定的文件保存期限，定期进行文件归档和清理工作，及时销毁过期文件，避免占用空间和增加管理成本。
加强文件保密措施：对涉密文件采取加密、权限控制等措施，确保文件的机密性和安全性，防止泄露和丢失。
定期进行文件备份：定期对重要文件进行备份，建立多重备份机制，防止因意外事件导致文件丢失或损坏。
培训员工：定期对员工进行文件管理和保密意识培训，提高员工对文件管理重要性的认识，减少管理漏洞和风险。
总之，规范文件记录和保存是出入库管理制度中的重要环节，只有建立科学的管理制度和有效的操作流程，才能确保文件记录的准确性、安全性和可追溯性。